Ab 1962 wurden vom OeAD staatliche Stipendien an ausländische Studierende ausbezahlt. Das war die Geburtsstunde der heutigen Regionalbüros in den Bundesländern (bis 2009 Geschäftsstellen genannt). Derzeit gibt es sieben Büros, die in den Universitätsstädten Graz, Innsbruck, Klagenfurt, Leoben, Linz, Salzburg und Wien angesiedelt sind. In der Zeit von 1989 bis 1994 existierte in Wien zusätzlich das International Academic Center (IAC), das für die Auszahlung, Beratung und Betreuung der Akademiker/innen zuständig war. Ab 1995 wurden die damit verbundenen Aufgaben vom Regionalbüro Wien übernommen. Die landesweite Struktur des OeAD hat sich über die Jahre bestens bewährt und hebt uns nach wie vor von vergleichbaren Organisationen im In- und Ausland ab. Seit der Gründung der Regionalbüros hat sich die Hochschullandschaft stark verändert. Derzeit sind wir daher dabei, die Ausrichtung der Regionalbüros zu überarbeiten und diese an die neuen Gegebenheiten (z.B. Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten an Standorten ohne Regionalbüro, Online-Beratungen, Digitalisierung von Unterlagen und Arbeitsschritten, zunehmende Komplexität von Prozessen) anzupassen.
Die wichtigste Aufgabe der Regionalbüros ist die persönliche Beratung und Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten aus aller Welt. Sie sind die erste Anlaufstelle für Anliegen rund um das Stipendium und den Aufenthalt. Zu den Aufgaben der Regionalbüros gehören unter anderem die Auszahlung der Stipendien und anderer Leistungen an Incomings, die Abrechnung von Projekten, der Abschluss von Versicherungen sowie die Hilfestellung bei der Bewältigung von bürokratischen Herausforderungen an der Gastinstitution und bei Behörden. Auch für persönliche Anliegen stehen die Kolleginnen und Kollegen der Regionalbüros zur Verfügung.
Ein derzeit sehr aktuelles Thema ist z.B. das Fremdenrecht. Mit Hilfe unserer Rechtsabteilung stehen wir den Stipendiatinnen und Stipendiaten mit Rat und Tat zur Seite. Bis zur Gründung der OeAD Student Housing im Jahr 1998 zählte auch die Reservierung von Heimplätzen und die Hilfestellung bei der Wohnungssuche für Familien zu unseren Aufgaben; in den Bundesländern wird dies teilweise immer noch gemacht. Stipendiatinnen und Stipendiaten aus einigen Programmen (z.B. mit Rwanda oder Pakistan) wurden früher noch persönlich vom Flughafen abgeholt. Dieses Angebot gibt es aus Ressourcengründen heute allerdings nicht mehr. Trotzdem: Die Serviceorientierung ist uns nach wie vor ein zentrales Anliegen: „Ihren Auftraggebern, Kundinnen und Kunden gegenüber versteht sich der OeAD als Full Service Provider.“ Dieser Grundsatz der Qualitätspolitik wird in den Regionalbüros täglich verwirklicht.
Unsere Stipendiatinnen und Stipendiaten kommen aus der ganzen Welt. Finanziert werden die Aufenthalte vom BMBWF, von der Austrian Development Agency (ADA) oder aus Drittmitteln (z.B. IST Austria, Uni Klagenfurt, HEC Pakistan). Die Stipendiendauer ist je nach Programm unterschiedlich – einige bleiben nur für Tage, andere absolvieren z.B. das ganze Doktoratsstudium in Österreich. Gefördert werden Studien- oder Forschungsaufenthalte, die Teilnahme an Exkursionen oder Summerschools sowie die Mitarbeit in Forschungsprojekten.
Neben dem administrativen „Kerngeschäft“ ist ein wesentlicher Teil unserer Arbeit die Betreuung unserer Stipendiatinnen und Stipendiaten. Zum Kennenlernen und um miteinander in Kontakt zu kommen, werden gesellige Programme organisiert. Und um ihnen ihr Gastland und die Sympathie für Österreich näher zu bringen bzw. „einzupflanzen“, finden Tagesausflüge, Stadtführungen, Museumsbesuche oder Exkursionen statt. Die jährliche Weihnachtsfeier – aktuell leider nur online – hat bereits Tradition. Die Studierenden und Forschenden aus dem Ausland erinnern sich noch nach Jahrzehnten an die Ausflüge und gemeinsamen Veranstaltungen. Die Mitarbeiter/innen der Regionalbüros tragen so in ihrer Funktion als „Botschafter/innen des OeAD“ (wie wir in einer Rede einmal bezeichnet wurden) dazu bei, dass unsere Stipendiatinnen und Stipendiaten ihren Aufenthalt in Österreich nicht nur nicht vergessen, sondern in bester Erinnerung behalten. Die positiven Erfahrungen mit dem OeAD und ihre Erlebnisse in Österreich verbreiten sie anschließend in der ganzen Welt. Ein für sich sprechendes Beispiel dieser Sympathie für Österreich: Eine neuseeländische Stipendiatin hat zur Erinnerung an ihren Aufenthalt in Österreich ihrer Tochter den Namen Vienna gegeben.
Im letzten Jahr waren wir auf Grund der Corona-Pandemie gezwungen, unseren gesamten Arbeitsablauf, der sehr stark auf die persönliche Betreuung ausgelegt ist, fast vollständig auf den Online-Modus umzustellen. Trotzdem war es erforderlich, auch während des Lockdowns unseren Stipendiatinnen und Stipendiaten die Möglichkeit zu bieten, unter Einhaltung aller Sicherheitsvorkehrungen zur Scheckabholung, für Erstgespräche und Problemlösungen in die Regionalbüros kommen zu können. Das wurde gerade in dieser emotional ohnehin stark herausfordernden Situation überaus geschätzt – für einige war dies sogar oftmals der einzige persönliche Kontakt in dieser schwierigen Zeit.
Anfang der 1990er Jahre hat die Digitalisierung Einzug gehalten, als der erste Computer in der Geschäftsstelle Wien „zusammengebaut“ wurde. Die Daten wurden noch mit Dbase, später dann mit Oracle verwaltet, bis wir 2007 endlich auf ein webbasiertes Programm umsteigen konnten. Dieses Programm ermöglicht es den Stipendiatinnen und Stipendiaten, ihre persönlichen Daten selbst zu verwalten sowie Dokumente und Berichte hochzuladen. Die Auszahlung der Gelder erfolgte in den Anfangszeiten noch in bar. Dann kamen die ersten Schecks (die gibt es zum Erstaunen mancher übrigens immer noch, denn es ist für unsere Stipendiatinnen und Stipendiaten vor allem aus Drittstaaten noch immer die schnellste Möglichkeit, ohne Spesen bzw. zusätzliche Kosten an ihr Geld zu kommen).
Spannend wurde es, als wir die Stipendien- bzw. Projektgelder überweisen konnten: Eine Diskette mit den Überweisungsdaten wurde in einer plombierten Tasche zur Bank gebracht. Dort wurden die Daten importiert und die Auszahlungen durchgeführt. Der nächste Schritt war, dass die Auszahlungsdaten mit Modem an die Bank übermittelt wurden. Dies war an manchen Tagen allerdings eine Herausforderung: Die eine oder andere Straßenbahn zu viel, die an unserem Büro (z.B. im Alten AKH in Wien) vorbeifuhr, konnte die Verbindung zur Bank unterbrechen. Seit dem Electronic Banking geht alles viel problemloser und schneller: Die Auszahlungen werden im Stipendienverwaltungsprogramm angelegt und per Knopfdruck an die Buchhaltung zur Überweisung freigegeben.
Wir Regionalbüros schließen uns den Glückwünschen an den OeAD an und hoffen, dass wir noch viele Jubiläen gemeinsam feiern können. Über die Jahre haben wir immer wieder unter Beweis gestellt, dass wir auch in herausfordernden Zeiten unkompliziert, flexibel, rasch und zur Zufriedenheit aller die an uns herangetragenen Aufgaben erledigen. Wir sind bereit, den OeAD auch zukünftig mit unserer jahrelangen Erfahrung und Expertise bei der Umsetzung neuer Projekte zu unterstützen.
Autorinnen: Martina Rahberger und Lydia Skarits
Weitere Informationen zu den Regionalbüros finden Sie auf https://oead.at/de/nach-oesterreich/regionalbueros