Bildungsinnovation braucht Bildungsforschung

Frage:

Darf mit den Mitteln für die Ausbildungskosten oder die allgemeinen Projektkosten auch ein Werkvertrag für die Betreuung eines/r Dissertanten/in bezahlt werden?
Hintergrund: an einer PH ist eine Dissertations-Betreuung nicht Teil der Aufgabe einer Hochschulehrperson (da. An einer PH normalerweise keine Dissertant/innen betreut werden).

Antwort:

Ob ein Werkvertrag für Personen an der PH möglich ist, liegt im Entscheidungsrahmen des BMBWF als Fördergeber.
Die Ausbildungskosten dürfen keinesfalls dafür verwendet werden, da diese per se nur für die/den Doktorand/in zur Verfügung stehen.

Frage:

Wie soll vorgegangen werden, wenn eine Doktorandin/ein Doktorand eine Karenzzeit während der 3-jährigen Laufzeit antritt?

Antwort:

Sollte dieser Fall eintreten, muss dies so früh als möglich an den OeAD gemeldet werden. In Abstimmung mit dem BMBWF wird eine Lösung (kostenneutrale Verlängerung der Stelle) gefunden werden. Die Laufzeit wird für die Doktorandin/den Doktoranden verlängert. Das gesamte Programm sollte aber aus heutiger Sicht mit 31.12.2026 enden. Wann im Falle einer Verlängerung der Endbericht zum Doktoratsprogramm gelegt werden soll, wird in Absprache mit dem BMBWF entschieden. 

Frage:

Müssen Doktoratsstellen zu 100% besetzt werden oder können Bewerber/innen auch z.B. zu 80% angestellt werden?

Antwort:

Für Pädagogische Hochschulen gilt: 
Es ist zwischen den neu zuzuteilenden Assistenzstellen und den Personen aus dem Stammpersonal der PHs, die am Doktoratsprogramm teilnehmen, zu unterscheiden.

Die Assistenzstellen werden mit 100% Beschäftigungsausmaß den PHs zugeteilt und sind auch so auszuschreiben und zu besetzen. Beim Stammpersonal liegt die Auswahl und damit auch das Beschäftigungsausmaß dieser Personen in der Verantwortung der PH.

Für Universitäten gilt:  
Entsprechend den Vorgaben in der Richtlinie: Eine 100%-Anstellung an der Universität entspricht den Personalkosten gemäß den FWF-Personalkostensätzen mit einer 30h-Anstellung inkl. Valorisierung über die nächsten drei Jahre. Es müssen aber jedenfalls kollektivvertragliche Regelungen an den Universitäten eingehalten werden.

Wenn ein Anstellungsverhältnis von 30 Stunden zur Dissertationserstellung weiter reduziert wird, werden entweder die wissenschaftliche Qualität, die Zeitschiene oder der erfolgreiche Dissertations-Abschluss generell darunter leiden und ist daher nicht zu empfehlen.

Frage:

Können Doktorandinnen und Doktoranden für weniger als 30 Stunden und dafür länger als 3 Jahre angestellt werden?

Antwort:

Die Ausschreibungsrichtlinie zur Bildungsforschung enthält klare Vorgaben zu den Kostenaufteilungen.

Von diesen Rahmenbedingungen kann nicht abgewichen werden, da diese Regelung zum einen für alle Konsortien gelten muss und zum anderen, da dies auch ein Qualitätsmerkmal in der strukturierten Doktoratsausbildung darstellt.

Allgemeines zur Verwendung der Mittel (lt. Richtlinien)

Gültig für beide Institutionstypen:

Finanzier-/förderbar sind ausschließlich projektspezifische Kosten, d.s. Personal- und Sachkosten, die zur Durchführung der Projekte benötigt werden und über die von der Infrastruktur, der von den beteiligten Forschungsstätten bereitgestellten Ressourcen hinausgehen. 

Für Sachkosten steht die Kostenkategorie „allgemeine Projektkosten“ zur Verfügung. Allgemeine Projektkosten (u.a. Verbrauchsmaterial, Publikationskosten, Reisekosten für die Konsortiums-Mitglieder und unvorhergesehene Ausgaben, KEINE Overhead-Kosten), müssen mit fünf Prozent der beantragten Mittel gedeckelt sein.

Das Budget für Pädagogische Hochschulen und Universitäten innerhalb der Konsortien ist streng getrennt. Es gibt je nach Fachsektion unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten:

Für Pädagogische Hochschulen gilt zusätzlich:
Personalkosten der Doktorandinnen und Doktoranden werden direkt mit dem Beginn der Anstellung übernommen. Auf PH-Seite werden alle Kosten (Ausbildungskosten und allgemeine Projektkosten – z.B. Sachkosten) direkt abgerechnet. Die Kosten sind mit der Fachsektion im BMBWF u.a. im Rahmen der Jahresgespräche über das Haushaltsprogramm zu klären.

Die Sachbudgets wurden für 2024 mit den PHs in den Jahresgesprächen im November festgelegt.
Darin sind die Ausbildungskosten und allgemeine Projektkosten für 2024 je PH zusammengerechnet und dem Programm „Bildungsinnovation braucht Bildungsforschung“ zugewiesen. Detailfragen gehen bitte an die Ansprechperson in der Abteilung II/6 des BMBWF.

PH-seitige Ausbildungskosten sind in den Richtlinien folgendermaßen festgelegt:
je Doktorand/in werden (für Auslandsaufenthalte, Reisekosten zu Konferenzen und Veranstaltungen u.ä.) ein Maximalbetrag von 5 000 Euro pro Doktorand/in und Jahr zur Verfügung gestellt. Diese können nicht von einem Jahr ins nächste mitgenommen werden.

Für Universitäten gilt zusätzlich:

Die Ausbildungskosten der Doktorandinnen und Doktoranden an den Universitäten (5.000 Euro/Doktorand/in/Jahr) sowie die allgemeinen Projektkosten des Universitäts-Budgets gehen gemeinsam mit den Personalkosten der Doktorandinnen und Doktoranden an der Universität vom BMBWF über ergänzende Leistungsvereinbarungen direkt an die Universität. Die erste Rate wird, nach Freigabe des Startberichts, in der Höhe von 60% der gesamten Summe an die Universität überwiesen.

Sollten die in der Ausschreibung veranschlagten Ausbildungskosten (individuelle Kosten für die Ausbildung der Doktorandin/des Doktoranden wie Auslandsaufenthalte, Reisekosten zu Konferenzen und Veranstaltungen) iHv. 5.000 Euro/Jahr und Doktorand/in nicht zur Gänze im laufenden Jahr verbraucht werden, können die restlichen Mittel ins nächste Jahr mitgenommen werden. Mit den Ausbildungskosten können auch z.B. Weiterbildungen finanziert werden, die im Rahmen der Betreuungsgespräche festgelegt werden. 

Anschaffungen von geringwertigen Wirtschaftsgütern bis zur Geringfügigkeitsgrenze (2023/2024: € 1.000) können direkt in die Abrechnung als “allgemeine Projektkosten” aufgenommen werden, darüber hinaus in Höhe der Abschreibungen über die Projektlaufzeit.

Frage:

Ab welchem Zeitpunkt können die zugewendeten Mittel verwendet werden?

Antwort:

Entsprechend der Richtlinie können Kosten nur abgerechnet werden, wenn diese während des Umsetzungszeitraums entstanden sind. Den Projektstart kann das Konsortium festlegen. Zum Beispiel mit der ersten Anstellung, frühestens jedoch mit dem Datum der Unterzeichnung der ersten ergänzenden Leistungsvereinbarung.

Frage:

Können Laptops und Bildschirme aus den Projektmitteln bestellt werden?

Antwort:

Finanzier-/förderbar sind ausschließlich projektspezifische Kosten, d.s. Personal- und Sachkosten, die zur Durchführung der Projekte benötigt werden und über die von der Infrastruktur, der von den beteiligten Forschungsstätten bereitgestellten Ressourcen hinausgehen.

Für Sachkosten steht die Kostenkategorie „allgemeine Projektkosten“ zur Verfügung. Bitte bedenken Sie, dass Anschaffungen von geringwertigen Wirtschaftsgütern bis zur Geringfügigkeitsgrenze (2023/2024: € 1.000) direkt in die Abrechnung aufgenommen werden können, darüber hinaus in Höhe der Abschreibungen über die Projektlaufzeit.

Entsprechend der Richtlinie können Kosten nur abgerechnet werden, wenn diese während des Umsetzungszeitraums entstanden sind. Den Projektstart kann das Konsortium festlegen. Zum Beispiel mit der ersten Anstellung, frühestens jedoch mit dem Datum der Unterzeichnung der ergänzenden Leistungsvereinbarung.

Frage:

Kann im Rahmen der Ausbildungskosten Zusatzausrüstung (wie bspw. Laptops für die Doktorandinnen und Doktoranden) bestellt werden?

Antwort:

Die Ausbildungskosten haben laut Richtlinien einen genau definierten Zweck, welcher gemäß Ausschreibung erfüllt werden muss. Zusatzausrüstung wie Laptops oder andere geringwertige Wirtschaftsgüter können nicht über die “Ausbildungskosten”, sondern müssen über die “allgemeinen Projektkosten” abgerechnet werden.

Frage:

Was ist bei nachträglichen Kostenumschichtungen zu beachten?

Antwort:

• Für Universitäten gilt:
• Umschichtungen zwischen Kostenkategorien (Personalkosten, Ausbildungskosten, Allg. Projektkosten) bis zu einem Ausmaß von 10 % der Kostenkategorie können ohne vorherige Rücksprache vorgenommen werden, müssen aber im Rahmen des Zwischen- bzw. Endberichts erläutert und begründet werden.
• Eine Kostenumschichtung über 10 % ist genehmigungspflichtig und muss im Vorhinein mit dem OeAD abgeklärt werden. Bei einer Umschichtung im Ausmaß von 10 bis 30 % kann der OeAD, nach Kommunikation mit dem BMBWF entscheiden.
• Ab einer Umschichtungshöhe von 30 % der Kostenkategorie entscheidet der Fördergeber über die Genehmigung.
• Sollten die in der Ausschreibung veranschlagten Ausbildungskosten iHv. 5.000,- €/Jahr und Doktorand/in nicht zur Gänze im laufenden Jahr verbraucht werden, können die restlichen Mittel ins nächste Jahr mitgenommen werden!
• Sinnvollerweise kann eine notwendige Umschichtung erst gegen Mitte oder Ende der Laufzeit des Projektes erfolgen.
• Für Pädagogische Hochschulen gilt:
• Auf PH-Seite werden alle Kosten direkt abgerechnet. Die Kosten sind mit der Fachsektion u.a. im Rahmen der Jahresgespräche zu klären.
• Bei den Ausbildungskosten zu beachten:
• Die Ausbildungskosten haben an sich einen definierten Zweck, weshalb generell darauf geachtet werden sollte, dass dieser gemäß Ausschreibung erfüllt wird.
• Sollten die in der Ausschreibung veranschlagten Ausbildungskosten iHv. 5.000,- €/Jahr und Doktorand/in nicht zur Gänze im laufenden Jahr verbraucht werden, können die restlichen Mittel ins nächste Jahr nicht mitgenommen werden.

Frage:

Können Ausbildungskosten in das Folgejahr mitgenommen werden?

Antwort:

Sollten die in der Ausschreibung veranschlagten Ausbildungskosten iHv. 5.000,- €/Jahr und Doktorand/in nicht zur Gänze im laufenden Jahr verbraucht werden, können die restlichen Mittel bei Dissertationsstellen an Universitäten ins nächste Jahr mitgenommen werden.

An Pädagogischen Hochschulen können nicht aufgebrauchte Ausbildungskosten NICHT ins Folgejahr mitgenommen werden.

Frage:

Muss die Person, die den Lead des Konosrtiums übernimmt, auch die Konsortiums-Koordination an seiner/ihrer Hochschule übernehmen? 

Antwort: 

Es ist möglich und meist auch der Fall, dass Konsortiums-Lead und Konsortiums-Koordination an der Hochschule nicht von derselben Person übernommen werden. Von Seiten der Richtlinie sind beide Varianten möglich. Aufgrund einer möglichen erhöhten Arbeitsbelastung durch die beiden Positionen ist die Trennung der beiden Positionen sinnvoll. 

Frage:

Wann müssen die Zwischenberichte abgeliefert werden?

Antwort:

Nach der Hälfte der Laufzeit (Anfang/Mitte 2025). Beim Zwischenbericht ist neben dem Sachbericht ebenfalls eine vorläufige Kostenaufstellung erforderlich. Vorlagen für den Kostenplan und den Zwischenbericht erhalten die Konsortien zeitgerecht vom Programmteam.

Frage:

Wann müssen die Endberichte abgeliefert werden?

Antwort:

Der Endbericht ist ein Monat nach Abschluss des Programms vorzulegen. Hier gilt die anberaumte Laufzeit des Förderprogramms. Dem Endbericht ist neben dem ausführlichen Sachbericht auch ein zahlenmäßiger Nachweis für die verwendeten Mittel zu erbringen. Eine Vorlage für den Endbericht und die Kostenabrechnung erhalten die Konsortien zeitgerecht vom Programmteam.

 Frage:

Was muss im Endbericht behandelt werden?

Antwort:

1. Ein Gesamtdokument bestehend aus folgenden Kapiteln:

• Kurzbericht zu Struktur, Ablauf und Organisation des Doktoratsprogramms
• Summary zu den Dissertationsthemen
• Ggf. Auflistung und Verlinkung zu bereits publizierten Beiträgen von Doktorand/innen bzw. dem Betreuer/innen-Team oder Manuskripte für eingereichte, aber noch nicht veröffentlichte Publikationen in Fachzeitschriften
• Vorschau auf geplante Vorhaben zur längerfristigen Zusammenarbeit der Konsortiums-Partner/innen
• Ggf. Beschreibung der durchgeführten doktoratsspezifischen Veranstaltungen im Rahmen des Aufbaumoduls “Research Community”
• Ggf. Beschreibung des Mehrwerts der gemeinsamen Maßnahmen für Doktorand/innen und Betreuer/innen-Team
• Beschreibung des Mehrwerts des Doktoratsprogramms
• Vorschau auf geplante Vorhaben zur längerfristigen Zusammenarbeit der Konsortiums-Partner/innen
• Zusammenstellung von Disseminationsaktivitäten und Medienberichten
• Fazit und Lessons Learnt

2. finale Kostenabrechnung:

Der zahlenmäßige Nachweis hat eine Aufgliederung aller mit der geförderten Leistung zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben zu umfassen (Gliederung analog des Kostenplanes im Antrag

Hat die Förderungsnehmerin bzw. der Förderungsnehmer von einem anderen Rechtsträger finanzielle Mittel erhalten, so hat der zahlenmäßige Nachweis auch diese zu umfassen.

Frage:

Wie erfolgt die Abnahme der Berichte?

Antwort:

Der Zwischenbericht wird wie der Startbericht von dem B3-Programm-Team des OeAD abgenommen.

Der Endbericht wird von externen Fachexpert/innen begutachtet. Neben der fachlich/inhaltlichen Evaluierung werden formale Rahmenbedingungen sowie Kosten vom OeAD geprüft.

Frage:

Sind die Belege aufzubewahren?

Antwort:

Die im zahlenmäßigen Nachweis angeführten Einnahmen und Ausgaben müssen durch Originalbelege nachweisbar sein, welche vom OeAD im Rahmen von Kontrollen auch angefordert werden können. Alle Belege sowie sonstige genannte Unterlagen sind – unter Vorbehalt einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist durch das BMBWF / den OeAD in begründeten Fällen – zehn Jahre ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung, jedenfalls aber bis zur vollständigen Rückzahlung, mindestens jedoch ab der Durchführung der Leistung sicher und geordnet aufzubewahren.

Frage:

So wie üblich, würden wir gerne unsere Förderung bei den Publikationen erwähnen. Gibt es dazu bestimmte Vorgaben bzw. Wünsche Ihrerseits? Gibt es z.B. auch eine Projektnummer unseres Programms, die wir nennen sollen oder ähnliches?

Antwort:

Die Konsortiums-Partner/innen sind verpflichtet, alle Veröffentlichungen, die aus dem Projekt hervorgehen, mit folgendem Hinweis zu versehen: „finanziert aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung.“

Veröffentlichungen im Rahmen der Maßnahmen zum Aufbaumodul sind mit folgendem Hinweis zu versehen:  „gefördert aus Mitteln der Innovationsstiftung für Bildung in Österreich“.

Auf Informationsmaterialien sind die Logos des BMBWF, der ISB sowie des OeAD anzubringen.