Informationen für Betreuende von OeAD-Scholars

Vielen Dank, dass Sie zu einem erfolgreichen Stipendienaufenthalt von Stipendiatinnen und Stipendiaten in Österreich beitragen. Der Bereich Mobilität und Kooperation (MPC) steht Ihnen für Anfragen zum Stipendienaufenthalt sowie zu unseren Stipendienprogrammen gerne zur Verfügung.

Für das APPEAR-Programm steht Ihnen der Bereich Wissenschaft und Forschung für Entwicklungszusammenarbeit (EZA) zur Verfügung.

Der OeAD verfügt über langjährige Erfahrung in der Abwicklung von Stipendien und bietet durch seine OeAD-Regionalbüros gut etablierte Strukturen, um Stipendiatinnen und Stipendiaten optimal zu betreuen. Unsere regionalen Stellen sowie die Programme Officer des Bereichs Mobilität und Kooperation (MPC) stehen bei administrativen Prozessen und auch bei persönlichen Anliegen unterstützend zur Seite.

Nach Zuerkennung eines Stipendiums umfasst das Service des OeAD auch eine

• Beratung zur Einreise nach Österreich,
• Sicherstellung einer gültigen Versicherung und eines rechtmäßigen Aufenthalts während der Stipendienlaufzeit,
• Auszahlung der monatlichen Stipendienrate
• und, sofern eine Unterkunft über OeAD student housing bezogen wird, die direkte Zahlung der Mietkosten an OeAD student housing durch Abzug von der Stipendienrate. Für eine rechtzeitige Stornierung der Unterkunft sind Fördernehmende selbst verantwortlich.

Unsere OeAD-Regionalbüros sind vor allem für die Stipendienauszahlungen zuständig und kontrollieren die Einhaltung der Stipendienvertragsbedingungen. Darüber hinaus bieten wir ein Begleitprogramm für Stipendiatinnen und Stipendiaten an, das Veranstaltungen sowie verschiedene Informationsformate (z. B. Newsletter für Scholars & Alumni, Facebook) umfasst.

Für den monatlichen Bezug eines vom OeAD abgewickelten Stipendiums gelten gewisse Rahmenbedingungen entsprechend unserer Stipendienvertragsbedingungen.

Für national geförderte Stipendienprogramme gilt darüber hinaus die jeweilige Sonderrichtlinie des BMFWF (Incoming- und Programmstipendien). Für aus Drittmitteln geförderte Programme gelten ggf. weitere, individuelle Richtlinien.

2.1. Verschiebung des Stipendienantritts

Falls ein rechtzeitiger Stipendienantritt nicht möglich ist, benötigen wir für eine Verschiebung des Stipendienzeitraums bis zu einem gewissen Zeitpunkt (programmabhängig) eine schriftliche Einverständniserklärung der akademischen Betreuung per E-Mail. 

2.2. Anwesenheit am Studienort in Österreich

Die bzw. der Förderungsnehmende muss laut Stipendienvertragsbedingungen während des Bezugs des Stipendiums dauerhaft am Studienort anwesend sein. Aus diesem Grund führen wir Stichproben zur Anwesenheit und zum Fortschritt des Vorhabens durch.

Bei einer Stichprobenkontrolle werden Sie als Ansprechperson von uns kontaktiert und um Rückmeldung gebeten, ob die Stipendiatin bzw. der Stipendiat dauerhaft am Studien-/Forschungsort anwesend ist und das Vorhaben wie geplant umgesetzt wird.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung bei den Stichproben!

2.3. Berichtspflichten

Am Ende des Stipendienaufenthaltes und für den Bezug der letzten Stipendienrate ist ein von Ihnen gegengezeichneter schriftlicher Bericht in unserem Online-Portal STIP-Online hochzuladen.

Abweichend hiervon gilt für folgende Programme:

• Ernst Mach-Stipendium Fachhochschule: Am Ende jedes Semesters und insbesondere für den Bezug der letzten Stipendienrate ist ein Transcript of Records/Sammelzeugnis mit mind. 16 ECTS vorzulegen.
• Erhard Busek-Stipendium: Am Ende jedes Semesters ist ein Transcript of Records/Sammelzeugnis mit mind. 16 ECTS vorzulegen. Am Stipendienende ist zusätzlich das Masterdiplom vorzulegen (siehe FAQs).

2.4. Betreuungswechsel

Sollten Sie die akademische oder wissenschaftliche Betreuung während des Stipendienaufenthalts nicht mehr übernehmen können, bitten wir um ein formloses E-Mail mit Einverständnis und Nennung der nachfolgenden Betreuungsperson an die bzw. den zuständigen Programme Officer oder das zuständige Regionalbüro.

3.1. Mehrfachförderung

Der Bezug von weiteren Förderungen für das gleiche Projekt ist während der Stipendienlaufzeit nicht gestattet bzw. kann zur Reduktion der Stipendienrate führen. Eine nicht oder zu spät gemeldete Mehrfachförderung stellt einen Rückforderungsgrund dar.

3.2. Erwerbsarbeit

Stipendienbeziehenden ist generell keine auf Erwerb gerichtete Tätigkeit gestattet. Davon ausgenommen sind geringfügige Beschäftigungen, sofern diese aufenthalts- und ausländerbeschäftigungsrechtlich zulässig ist. 

Weiterbestehende Dienstverhältnisse mit der Heimatinstitution sind erlaubt.

3.3. Vorabinformation von Abwesenheiten

Jede Abwesenheit vom Studien- bzw. Forschungsort, die länger als eine Woche dauert (zu Studien- bzw. Forschungszwecken oder aus privaten Gründen), ist von der Betreuungsperson schriftlich zu genehmigen und dem zuständigen OeAD-Regionalbüro vor der geplanten Abwesenheit zu melden. Dies gilt auch während der vorlesungsfreien Zeiten.

Bei einer länger als 14 Tage dauernden Abwesenheit wird ggf. die Stipendienrate verringert.

Sollten Schwierigkeiten in Bezug auf das Vorhaben oder den Aufenthalt in Österreich auftreten, zögern Sie bitte nicht, das zuständige OeAD-Regionalbüro zu kontaktieren. Sollte das wissenschaftliche Niveau niedriger sein als erwartet oder sollten größere Sprachprobleme bestehen, melden Sie uns das bitte umgehend. Eine zu späte Bekanntgabe von Problemen bei der Zielerreichung des Stipendienaufenthaltes kann zu einer Rückforderung der Stipendienauszahlungen führen.

Im Rahmen des Antrags bzw. der Stipendienabwicklung werden Ihre Daten zur Verarbeitung und ggf. auch für die Accounterstellung in Datenbanken erfasst. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Ihr OeAD-Team