Datenschutzerklärung der OeAD-GmbH

Version: 22.2.2019

Der OeAD-GmbH ist es ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, welche Sie uns anvertrauen oder wir erfassen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung), insbesondere:

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
EU-Verordnung zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr
Datenschutzgesetz (DSG)
Telekommunikationsgesetz (TKG)
Forschungsorganisationsgesetz (FOG)
OeAD-Gesetz (OeAD-G)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung – Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

Bei einigen wenigen Datenverarbeitungen ist die OeAD-GmbH nicht oder nicht alleine Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Dies wird direkt unten bei den betroffenen Datenanwendungen angeführt. Wir nehmen in solchen Fällen Ihre Anfrage aber gerne trotzdem entgegen und werden Sie entsprechend informieren bzw. auf Wunsch Ihre Anfrage weiterleiten.

Im Rahmen unserer elektronischen Datenverarbeitung beauftragen wir IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen.

3.1 Einwilligung

Ist für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung notwendig, verarbeiten wir Ihre Daten erst nach Vorliegen Ihrer Einwilligung.

3.2 Minderjährige Personen

Grundsätzlich verarbeiten wir keine Daten minderjähriger Personen aufgrund von Einwilligungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Mit Ihrer Nutzung unserer Online-Services (Website, Newsletter, Veranstaltungsanmeldung) bestätigen Sie, dass Sie das 14. Lebensjahr vollendet haben oder die Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters/Ihrer gesetzlichen Vertreterin vorliegt.

3.3 Widerruf

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse widerrufen: datenschutz@oead.at. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden durch einen Widerruf ebenfalls nicht eingeschränkt.

Cookies und Tracking können durch Ihre entsprechenden Browser-Einstellungen geblockt oder über unserer Website gemäß Punkt 6.4 widerrufen werden.

4.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit

Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, so haben Sie das Recht auf Widerruf (siehe Abschnitt 3.3). Erfolgt die Verarbeitung aus öffentlichem Interesse oder zur Wahrung der berechtigten Interessen der OeAD-GmbH oder Dritter, so haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit (falls die Verarbeitung aufgrund Einwilligung oder Vertragsabwicklung beruht) sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

4.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte

Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.

Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

5.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität

Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, Informationsmaterial anfordern, sich für einen unserer Newsletter registrieren oder sich zu einer Veranstaltung anmelden, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Übermittlung von Informationsmaterial, zum Versand unserer Newsletter und zur Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen. Ebenso müssen wir Daten zum Nachweis unserer Tätigkeit insbesondere gegenüber unseren Auftraggebern (Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, BMBWF, Europäische Kommission, Austrian Development Agency u. a.) sowie für die allfällige Geltendmachung von Ansprüchen speichern. Nähere Angaben finden Sie in den jeweiligen Abschnitten zu den einzelnen Online-Services.

5.2 Maßnahmen zur Datensicherheit

Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix “https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln – etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen – können aufgrund SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.

Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, müssen wir darauf hinweisen, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server mittels TLS verschlüsselt übertragen werden.

6.1 Allgemeines zur Datenerhebung

Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Weiters werden die IP-Adresse des Geräts , von welchem Sie auf unsere Websites zugreifen, samt Datum und Uhrzeit des Zugriffs und die aufgerufenen Seiten ("Server-Logs") für die Dauer von drei Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeiten bzw. auftretende Fehler zu analysieren.

6.2 Cookies

Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, wiederholte Aufrufe unserer Website zu erkennen sowie die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers und den Informationen unter Punkt 6.4. Wenn Sie sich gegen Cookies entscheiden, kann die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt sein. Einige Cookies bleiben zur Wiedererkennung eines erneuten Besuchs unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

6.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse

Wir verwenden die Software Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit dieser Software können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Informationen werden über Cookies (siehe Punkt 6.2) und Web Beacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden lediglich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken dort gespeichert. Es werden nur die ersten sechs Stellen der IP-Adresse gespeichert, wodurch lediglich eine ungefähre Lokalisierung nach Regionen möglich ist. Diese anonymisierten Daten werden nicht mit weiteren personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung unserer Websites werden nicht an Dritte weitergegeben.

6.4 Widerspruch gegen Tracking

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

6.5 Social Media Plug-ins

6.5.1 Twitter

Auf unserer Startseite haben wir ein Social Plug-in von Twitter eingebunden, der von der Twitter Inc., 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA ("Twitter") betrieben wird. Durch diese Einbindung erhält Twitter die Information (sog. Log-Daten), dass Ihr Browser die entsprechende Seite unserer Website aufgerufen hat, auch wenn Sie kein Profil bei Twitter besitzen oder gerade nicht bei Twitter eingeloggt sind. Zu diesen Log-Daten gehören Daten wie Ihre IP-Adresse, Ihr Browsertyp, Ihr Betriebssystem, Informationen zu der zuvor aufgerufenen Website und den von Ihnen aufgerufenen Seiten, Ihr Standort, Ihr Mobilfunkanbieter, Ihre Geräteinformationen (einschließlich Geräte-ID und Anwendungs-ID), Suchbegriffe und Cookie-Informationen. Diese Informationen (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden von Ihrem Browser direkt an einen Server von Twitter in die USA übermittelt und dort gespeichert. Twitter stellt – solange Sie beim Aufruf unserer Website nicht bei Twitter eingeloggt sind – keine Verbindung zwischen Ihren Web-Aktivitäten und Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Ihrem Nutzernamen her, und löscht, verschleiert oder aggregiert die Informationen nach maximal 30 Tagen. Twitter sammelt diese Daten nicht von Browsern, von denen sie glauben, dass sie sich in der Europäischen Union oder in Staaten der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) befinden.

Sind Sie während des Besuchs unserer Website bei Twitter eingeloggt, kann Twitter den Besuch unserer Website Ihrem Twitter-Account unmittelbar zuordnen. Wenn Sie mit den Plug-ins interagieren, zum Beispiel den Twittern-Button betätigen, wird die entsprechende Information ebenfalls direkt an einen Server von Twitter übermittelt und dort gespeichert. Die Informationen werden außerdem auf Ihrem Twitter-Account veröffentlicht und dort Ihren Kontakten angezeigt. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Twitter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Twitter.

Wenn Sie nicht möchten, dass Twitter die über unseren Webauftritt gesammelten Daten unmittelbar Ihrem Twitter-Account zuordnet, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Website bei Twitter ausloggen. Sie können das Laden der TwitterPlug-ins auch mit Add-ons für Ihren Browser komplett verhindern, z. B. mit dem Skript-Blocker NoScript.

Twitter, Inc. hat ein aufrechtes Zertifikat nach dem US-Privacy-Shield. Die Europäische Kommission hat das Regelwerk zum "Privacy Shield" und dem so generierten Schutzlevel im Wege eines Angemessenheitsbeschlusses als dem europäischen Schutzlevel entsprechend anerkannt .

6.5.2. YouTube

Unsere Website verwendet für die Einbindung von Videos den Anbieter YouTube LLC , 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Wir haben die YouTube-Videos mit dem erweiterten Datenschutzmodus eingebunden: in diesem Fall nimmt YouTube zwar Kontakt zu dem Dienst Double Klick von Google auf, doch werden dabei laut der Datenschutzerklärung von Google personenbezogene Daten nicht ausgewertet. Dadurch werden von YouTube keine Informationen über die Besucher unserer Website gespeichert, es sei denn, Sie sehen sich das Video an: Wenn Sie das Video anklicken, wird Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt.

Sind Sie während des Besuchs unserer Website bei YouTube eingeloggt, wird diese Information auch Ihrem Benutzerkonto unmittelbar zugeordnet. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich vor dem Aufrufen des Videos bei YouTube ausloggen.

Nähere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von YouTube entnehmen. Zudem verweisen wir für den generellen Umgang mit und die Deaktivierung von Cookies (siehe Punkt 6.4) in unserer Datenschutzerklärung.

Google, Inc. hat ein aufrechtes Zertifikat nach dem US-Privacy-Shield. Die Europäische Kommission hat das Regelwerk zum „Privacy Shield“ und dem so generierten Schutzlevel im Wege eines Angemessenheitsbeschlusses als dem europäischen Schutzlevel entsprechend anerkannt.

6.6 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 DSGVO, insbesondere gemäß Absatz 1 Buchstabe a aufgrund Ihrer Einwilligung durch Bekanntgabe von personenbezogenen Daten sowie gemäß Absatz 1 Buchstabe f aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Website sicher und stabil zu betrieben, zur inhaltlichen und technischen Verbesserung unserer Website die Nutzung statistisch nachvollziehen und andere, inhaltlich einschlägige oder von uns betriebene soziale Medien einbinden zu können.

7.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, An- und Abmeldung, Zweckbindung

Sie können sich auf unseren Websites für einen oder mehrere unserer Newsletter anmelden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Wir benötigen jedenfalls Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Einwilligung zum Bezug des/der Newsletter/s. Ohne die Bekanntgabe dieser Daten ist die Übermittlung unserer Newsletter nicht möglich. Um Sie zielgerichtet mit Informationen zu versorgen, ist es außerdem notwendig, dass Sie wählen, ob Sie sich als Vertreter/in einer Institution oder als Privatperson anmelden. Für Institutionsangehörige erheben und verarbeiten wir den Namen Ihrer Institution sowie freiwillige Angaben zu Ihrer Funktion und Abteilung. Sollten Sie unsere Printprodukte erhalten wollen, benötigen wir außerdem Ihre Postanschrift. Um Sie gezielt zu Veranstaltungen einladen zu können, die für Sie relevant sind, können Sie Ihre Themeninteressen angeben.

Sie können sich von unseren Newsletter-Angeboten abmelden, indem Sie in unserem Abo-Service-Bereich hier selbst die Abmeldung vornehmen oder den Abmelde-Link am Ende unserer Newsletter anklicken.

7.2 Interne Kennzeichnungen

Die OeAD GmbH wird gegebenenfalls Ihrem Datensatz aufgrund Ihrer Institutionszugehörigkeit interne Zuordnungen zu Zielgruppen hinzufügen (z.B. Gremien, Institutionen im Bildungssektor). Dies geschieht aufgrund unseres berechtigten Interesses, Sie im Sinne des OeAD-Gesetzes gezielt mit für Sie relevanten Informationen über die Services der OeAD-GmbH versorgen zu können. Sie können auch diesbezüglich Ihre Rechte gemäß Abschnitt 4 (inkl. Auskunft, Widerruf oder Löschung) geltend machen.

7.3 Kein Tracking der Newsletter-Nutzung

Die von uns eingesetzte Software für den Versand der Newsletter ist MailChimp des Unternehmens "The Rocket Science Group, LLC" mit Sitz in den USA. Auf die Möglichkeiten zum Tracking des Öffnungs- und Klickverhaltens verzichten wir zum Schutz Ihrer persönlichen Daten.

7.4 Weitergabe von Daten für den Newsletterversand

Die Daten zum Versand unserer Newsletter (Name, E-Mail-Adresse etc.) werden auf Basis eines Auftragsverarbeitervertrags nach Artikel 28 DSGVO an "The Rocket Science Group, LLC" – Betreiber der Plattform und des Programms MailChimp – mit Sitz in den USA weitergegeben. Das Unternehmen hat ein aufrechtes Zertifikat nach dem US-Privacy-Shield. Die Europäische Kommission hat das Regelwerk zum Privacy Shield und dem so generierten Schutzlevel im Wege eines Angemessenheitsbeschlusses als dem europäischen Schutzlevel entsprechend anerkannt. Zur Datenschutzerklärung von MailChimp.

7.5 Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH für Auskunft, Berichtigung und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Versand unserer Newsletter (auch An- und Abmeldung) können Sie selbst in unserem Abo-Service-Bereich hier eingeben oder ändern. Alternativ und für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an adressen@oead.at.

7.6 Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a (Einwilligung) und Buchstabe e DSGVO (Wahrnehmung unseres gesetzlichen Auftrags zur Öffentlichkeitsarbeit in unserem Aufgabenbereich). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Newsletter-Service, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht. Sollten Sie nach der Registrierung Ihrer E-Mail-Adresse binnen einer Woche keine Angaben zu Name und gewünschten Services eintragen, wird Ihre E-Mail-Adresse wieder gelöscht.

8.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt, dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht, auf unseren Servern weiterverarbeitet und gespeichert. Anfragen per E-Mail an uns werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Daten, die Sie uns im Kontaktformular oder per E-Mail uns bekannt geben, geben wir ohne Ihre Einwilligung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weiter. Wir verwenden Sie lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

8.2 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Z 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

9.1 Bestellung von Druckwerken

Das Magazin "oead.news" sowie andere gedruckte Informationsmaterialien der OeAD-GmbH können kostenfrei unter Angabe der für den postalischen Versand nötigen personenbezogenen Daten bestellt werden. Mit der Bestellung willigen Sie ein, dass sämtliche von Ihnen angegebenen Daten im Zuge des Magazin-/Informationsversands verarbeitet und gespeichert werden. Diese Daten werden nur an Versand- und Druckdienstleister zum Zwecke des postalischen Versands weitergegeben. Wenn Sie auf unserer Website Printprodukte bestellen und eine E-Mail-Adresse angeben, kann diese Adresse durch uns für den Versand eines Newsletters bzw. Informationen zu eigenen, ähnlichen Produkten und Dienstleistungen verwendet werden.

9.2 Abbestellung von Druckwerken bzw. Widerruf

Diese Einwilligung können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen, indem Sie eine entsprechende E-Mail an adressen@oead.at senden. Wir können Ihnen dann keine Druckwerke mehr zusenden.

9.3 Auftragsverarbeiter

Im Rahmen des Versands von Druckwerken beauftragen wir Postversanddienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Auch diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen.

9.4 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Abonnement der Druckwerke, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht.

10.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Anfertigung von Fotos und/oder Videos zur Veröffentlichung

Ihre bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen angegebenen Daten werden zur Vorbereitung, zur Übermittlung von Veranstaltungsunterlagen, zur Durchführung der Veranstaltung, zur Dokumentation der Veranstaltung (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), ggf. zur Übermittlung von Vortragsunterlagen sowie zur Veranstaltungsdokumentation und zur Evaluierung der Veranstaltungen verarbeitet und gespeichert. Mit Ausnahme von Punkt 10.2 werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

Mit der Anmeldung nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir auf der Veranstaltung Fotos und/oder Videoaufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung anfertigen, welche - ohne Honoraranspruch Ihrerseits - in unseren Publikationen oder im Internet (auch auf unseren sozialen Medien) durch die OeAD-GmbH veröffentlicht werden können.

10.2 Weitergabe von Daten an Referent/innen, andere Veranstaltungsteilnehmer/innen, Kooperationspartner und Auftraggeber

Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referent/innen und - sofern es sich um Treffen zum Erfahrungsaustausch oder zur Vernetzung handelt - des fachlichen Austauschs der Teilnehmer/innen untereinander werden Name und Institution an die Referent/innen bzw. anderen Teilnehmer/innen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben. Ebenso müssen diese Angaben, ergänzt um Ihre Unterschrift zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, an unseren Eigentümer (Republik Österreich) und den jeweiligen Auftraggeber der Veranstaltung (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) zum Nachweis über die Durchführung der Veranstaltung und deren Besuch übermittelt werden. Zur Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung kann es auch erforderlich sein, die Teilnehmer/innenliste an Kooperationspartner, mit welchen die konkrete Veranstaltung gemäß Einladung abgewickelt wird, weiterzugeben.

10.3 Widerruf zur Zustimmung zur Nutzung von Fotos und Videos

Wenn Sie nicht auf zur Veröffentlichung bestimmten Fotos bzw. Videos, welche auf der Veranstaltung angefertigt werden, abgebildet sein wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin bzw. dem Videoteam mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht fotografiert bzw. gefilmt wird.

Der Verwendung dieser Fotos und Videos kann auch später durch Nachricht an datenschutz@oead.at widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos und Videos wird nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos bzw. Videos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt.

10.4 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser berechtigtes Interesse zur Dokumentation der Veranstaltungen gegenüber Eigentümer und Auftraggebern sowie zur Durchführung der uns gesetzlich vorgeschriebenen Öffentlichkeitsarbeit). Die Daten werden zu Nachweis- und Kontrollzwecken gegenüber den die Veranstaltung finanzierenden Stellen (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission)und ihren Kontrollorganen (z.B. Rechnungshof) zehn Jahre ab Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht.

11.1 Betroffene Förderprogramme

Dieser Abschnitt erläutert die Datenverwendung im Zuge Ihrer Bewerbung für und im Falle der Gewährung die Abwicklung einer Förderung aus Mitteln der Europäischen Union, teilweise kofinanziert aus Mitteln der Republik Österreich, im Rahmen des Programms „Erasmus+ Bildung“. Dies umfasst insbesondere Schüler/innen- und Lehrer/innenmobilität, Strategische Partnerschaften in der Schulbildung, School Exchange Partnerschaften, Hochschulmobilität, Strategische Partnerschaften in der Hochschulbildung, Mobilität in der Berufsbildung (Schüler/innen, Lehrlinge und Lehrende, Fachkräfte der beruflichen Bildung), Strategische Partnerschaften in der Berufsbildung sowie Mobilität und Strategische Partnerschaften in der Erwachsenenbildung.

11.2 Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

Wo Daten jedoch von uns (oder von Begünstigten) im Auftrag der Europäischen Kommission in den von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellten IT-Tools verarbeitet werden, ist die Generaldirektion Bildung, Jugend, Sport und Kultur der Europäischen Kommission für die Verarbeitung Verantwortliche gemäß Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (siehe Abschnitt 1). Weitere Informationen finden Sie in folgenden Datenschutzerklärungen der Europäischen Kommission:

• Specific Privacy Statement - Liefelong Learning and Erasmus+ Programmes - data stored and processed in Mobility Tool
• Specific privacy statement - Projects submitted under ERASMUS+ – data stored and processed in eForms
• Privacy Statement for the Creative Europe Project Results Platform

Die Angaben in den folgenden Abschnitten 11-3 bis 11.10 beziehen sich daher nur auf die Datenverarbeitung durch uns (OeAD-GmbH).

Für Fragen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz an Ihrer entsenden oder aufnehmenden Einrichtung wenden Sie sich bitte direkt an diese Einrichtung.

11.3 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Ihre bei der Online-Registrierung und bei der Online-Bewerbung angegebenen Daten werden gemäß § 2g Forschungsorganisationsgesetz (FOG) und gemäß der „Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 zur Einrichtung von "Erasmus+", dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Beschlüsse Nr. 1719/2006/EG, Nr. 1720/2006/EG und Nr. 1298/2008/EG“ für die Bearbeitung Ihres Antrags, für die Beurteilung durch Gutachter/innen, für den Versand von Zuerkennungs- oder Ablehnungsschreiben, für die Übermittlung von Informationen für die Vorbereitung des geförderten Aufenthalts oder des Projekts, für den Vertragsabschluss, für die Auszahlung und Abrechnung der Förderung (inkl. Berichte) sowie für die Nachbetreuung verwendet. Gemäß § 2g Abs. 1 Z 2 FOG und den Vorgaben der Europäischen Kommission können bzw. müssen ausgewählte Daten im Internet oder im Rahmen sonst öffentlich zugänglicher Berichte veröffentlicht werden. Ihre Daten Mobilitäten betreffend werden zudem gemäß § 10a OeAD-Gesetz nach Abschluss Ihres Aufenthalts oder Projekts an die ebenfalls von der OeAD-GmbH geführte Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank übermittelt.

11.4 Auftragsverarbeiter

Die für die Abwicklung von Registrierung, Bewerbung, Vertragsabschluss, Auszahlung, Abrechnung und Nachbetreuung von uns als Verantwortliche im Sinne der DSGVO verwendeten Datenanwendungen werden von IT-Dienstleistern in unserem Auftrag betrieben, welche im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von der OeAD-GmbH beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

11.5 Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten dritter Personen

Wenn Sie im Zuge der Antragstellung oder im Rahmen Ihrer Berichts- und Abrechnungspflichten personenbezogene Daten Dritter (z.B. von Projektpartner/innen, Arbeitnehmer/innen, anderen im Rahmen des Projekts beschäftigten Personen, anderen am Projekt teilnehmenden Personen wie z.B. Teilnehmer/innen an Veranstaltungen oder Umfragen) an uns übermitteln, sind Sie verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Datenübermittlung und die Datenverarbeitung durch die Europäische Kommission und uns zu informieren. Diese Personen können Ihre Rechte auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber unter datenschutz@oead.at geltend machen (siehe auch Abschnitt 4). Das Recht auf Löschung und auf Widerspruch ist - wo das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) anwendbar ist - allerdings ausgeschlossen. Nähere Informationen und Ansprechstellen zur Datenverarbeitung durch die Europäische Kommission finden Sie im Abschnitt 11.2.

11.6 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden zur Beurteilung der Anträge, Zwischen- und Endberichte gemäß § 2g FOG an Gutachter/innen weitergegeben. Weiters können wir gemäß Art 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser berechtigtes Interesse zur Überprüfung der Angaben von Antragsteller/innen und zur Vermeidung von missbräuchlicher Verwendung der Fördergelder) Ihre personenbezogenen Daten, auch über die von Ihnen selbst erteilten Auskünfte hinaus, für die Beurteilung des Vorliegens der Förderungsvoraussetzung und zur Prüfung der Abrechnung, z.B. zur Bonitätsprüfung an einschlägige Auskunfteien oder zur Vermeidung von Doppelförderungen durch Rückfragen bei den in Betracht kommenden Organen der EU und des Bundes oder bei anderen Rechtsträgern, die einschlägige Förderungen zuerkennen oder abwickeln oder bei sonstigen Dritten, erheben und an diese übermitteln sowie Transparenzportalabfragen gemäß § 32 Abs 5 TDBG 2012, BGBl. I Nr. 99/2012, in der jeweils geltenden Fassung, durchführen.

Sämtliche Auszahlungen sowie Rückforderungen und Rückzahlungen müssen von uns zudem an das Bundesministerium für Finanzen (Transparenzportal) gemeldet werden.

Es kann auch dazu kommen, dass Ihre Daten insbesondere an Organe und Beauftragte des Rechnungshofes (insbesondere gemäß Rechnungshofgesetz 1948, BGBl. Nr. 144/1948, in der jeweils geltenden Fassung), des Bundesministeriums für Finanzen (insbesondere gemäß Bundeshaushaltsgesetz 2013, BGBl. I Nr. 139/2009, sowie gemäß §§ 13 und 14 ARR 2014, beide in der jeweils geltenden Fassung) und der Europäischen Union nach den EU-rechtlichen Bestimmungen weitergegeben oder offengelegt werden müssen.

11.7 Übermittlung von Daten ins Ausland

Zur Beurteilung/Prüfung von Anträgen und zur Prüfung von Berichten und Abrechnungen können Ihre Daten auch an wissenschaftliche Einrichtungen, andere Förder- und Zuwendungsstellen sowie an Gutachter/innen in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union übermittelt werden.

Wenn Sie sich für eine Förderung für einen Aufenthalt im Ausland beworben haben, können Ihre Daten auch an die ausländische, Sie aufnehmende Einrichtung weitergegeben werden, auch wenn diese ihren Sitz außerhalb des EU/EWR-Raums hat und das Datenschutzniveau in diesem Land nicht dem europäischen entspricht. Dies ist jedoch zur Vertragsabwicklung erforderlich.

11.8 Einschränkung Ihrer Rechte

Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen. Ebenso sind in Bezug auf die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank gemäß § 10a Abs. 3 OeAD-Gesetz das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ausgeschlossen.

11.9 Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH

Für Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Widerruf und Löschung steht Ihnen die Nationalagentur Erasmus+ Bildung, welche bei der der OeAD-GmbH eingerichtet ist, unter erasmusplus@oead.at zur Verfügung. Alternativ können Sie Ihre Anträge auch bei unserem Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 4.2) einbringen.

11.10 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Forschungsorganisationsgesetzes, insbesondere § 2g  (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen), der Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 zur Einrichtung von "Erasmus+", dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Beschlüsse Nr. 1719/2006/EG, Nr. 1720/2006/EG und Nr. 1298/2008/EG“, gemäß Art 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags) und § 10a OeAD-Gesetz (Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank). Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt auf Basis des Art 49 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Die Daten werden gemäß § 2g Abs. 1 FOG und zur Nachweisführung gegenüber der Republik Österreich als kofinanzierende Stelle jedenfalls für die Dauer von zehn Jahren, und zwar

a) im Falle der Zurücknahme oder Nichtweiterverfolgung der Bewerbung oder einer negativen Entscheidung ab dem letzten Kontakt und

b) im Falle einer positiven Entscheidung ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Fördermittel (= Auszahlung der letzten Rate unsererseits nach Genehmigung der Abrechnung oder Eintreffen der Rückzahlung Ihrerseits gemäß unserer Rückforderung nach der Abrechnung)

aufbewahrt. Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 FOG (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen.

Die im Falle einer Förderungszuerkennung gemäß § 10a OeAD-Gesetz an die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank zu übermittelnden Daten zu Mobilitäten werden unbefristet aufbewahrt. Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO sind hier gesetzlich ausgeschlossen.

12.1 Betroffene Förderprogramme

Dieser Abschnitt erläutert die Datenverwendung im Zuge Ihrer Bewerbung für und im Falle der Zuerkennung die Abwicklung einer Förderung (eines Stipendiums) aus Mitteln der Republik Österreich. Dies umfasst insbesondere die Programme CEEPUS, Ernst Mach-Stipendien, Monbukagakusho-Stipendium (Japan), Stipendien der Stipendienstiftung der Republik Österreich, Aktion Österreich-Slowakei, Aktion Österreich-Tschechien, Aktion Österreich-Ungarn, Franz Werfel-Stipendium, Richard Plaschka-Stipendium, Wissenschaftlich-Technische Zusammenarbeit (WTZ), Andrássy Postgraduate-Stipendium, Auslandspraktikum Deutsch als Fremdsprache (DaF), Auslandspraktikum für Studierende des Masterstudiums "Österreichstudien – Kulturen, Literaturen, Sprachen" an der Universität Wien, Doktoratsstipendium für Mitteleuropäische Geschichte an der Andrássy Universität Budapest, Doktoratsstipendium für das Europäisches Hochschulinstitut Florenz, Japan Society for the Promotion of Science-Stipendium, Lektoratsprogramm, Marietta Blau Stipendium, APPEAR, ASEA-UNINET, Eurasia-Pacific Uninet, Sparkling Science, Top Citizen Science, Förderprogramm zur Erstellung von digitalen Lehr- und Lernmitteln mit Citizen Science-Methoden, HERAS Scholarship Programme, Talent Austria-Stipendien und Preise , Förderungen für Sommerkollegs, IMPULSE Iran-Austria, Kommission für Entwicklungsforschung (KEF) und Austria Mundus+.

12.2 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Ihre entweder bei der Online-Registrierung und Online-Bewerbung oder in per E-Mail oder per Post eingereichten Bewerbungen angegebenen Daten werden gemäß § 2g Forschungsorganisationsgesetz (FOG) für die Bearbeitung der Bewerbung, für die Beurteilung durch Gutachter/innen, für den Versand von Zuerkennungs- oder Ablehnungsschreiben, für den Vertragsabschluss, die Übermittlung von Informationen für die Vorbereitung des geförderten Aufenthalts bzw. Projekts, für die Auszahlung und Abrechnung der Förderung sowie für die Nachbetreuung verwendet. Gemäß § 2g Abs. 1 Z 2 FOG können ausgewählte Daten im Internet oder im Rahmen sonst öffentlich zugänglicher Berichte veröffentlicht werden. Ihre Daten werden gemäß § 10a OeAD-Gesetz nach Abschluss Ihres Aufenthalts bzw. Ihres geförderten Projekts an die ebenfalls von der OeAD-GmbH geführte Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank übermittelt.

12.3 Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten dritter Personen

Wenn Sie im Zuge der Antragstellung oder im Rahmen Ihrer Berichts- und Abrechnungspflichten personenbezogene Daten Dritter (nämlich von Projektpartner/innen, Arbeitnehmer/innen, anderen im Rahmen des Projekts beschäftigte oder teilnehmende Personen, von Stipendienwerber/innen oder Stipendiat/innen) an uns übermitteln, sind Sie verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Datenübermittlung und Datenverwendung zu informieren und gegebenenfalls Einwilligungen zur Datenverarbeitung bzw. Datenübermittlung lückenlos einzuholen. Wir verarbeiten deren Daten gemäß § 2g Forschungsorganisationsgesetz. Diese Personen können Ihre Rechte auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Einschränkung der Verarbeitung unter datenschutz@oead.at geltend machen (siehe auch Abschnitt 4). Das Recht auf Löschung und auf Widerspruch sind gemäß Gesetz allerdings ausgeschlossen.

12.4 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden gemäß § 2g FOG an Gutachter/innen (ggf. auch in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes und in Drittstaaten) weitergegeben. Im Falle einer Zuerkennung bzw. Gewährung einer Förderung werden Ihre Daten auch an die aufnehmende Einrichtung und Ihre/n dortige/n Betreuer/in und bei Drittstaatsangehörigen, welche einen Aufenthalt in Österreich absolvieren, auch an das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) zur Weitergabe an die zuständige Vertretungsbehörde für die Ausstellung des Einreisevisums und das Bundesministerium für Inneres (BMI) zur Weitergabe an die zuständigen Aufenthaltsbehörden für die Ausstellung des Aufenthaltstitels weitergegeben. Sofern Sie in Ihrer Bewerbung den Wunsch angeben, eine Unterkunft in Österreich vermittelt zu erhalten, werden Ihre Stammdaten und Daten zur Aufenthaltsdauer an die OeAD-WohnraumverwaltungsGmbH an andere im Bewerbungsformular angeführte Unterkunftsgeber weitergegeben.

Wir und das jeweils zuständige Bundesministerium sind gemäß Art 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser berechtigtes Interesse zur Überprüfung der Angaben von Antragsteller/innen und zur Vermeidung von missbräuchlicher Verwendung der Fördergelder) berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten, auch über die von Ihnen selbst erteilten Auskünfte hinaus, für die Beurteilung des Vorliegens der Förderungsvoraussetzung und zur Prüfung des Verwendungsnachweises bzw. der Abrechnung (z.B. zur Vermeidung von Doppelförderungen) auch durch Rückfragen bei den in Betracht kommenden Organen des Bundes oder bei einem anderen Rechtsträger, der einschlägige Förderungen zuerkennt oder abwickelt, oder bei sonstigen Dritten zu erheben und an diese zu übermitteln, wobei diese wiederum berechtigt sind, die für die Anfrage erforderlichen personenbezogenen Daten zu verarbeiten und Auskunft zuerteilen.

Weiters sind wir und das jeweils zuständige Bundesministerium berechtigt, Transparenzportalabfragen gemäß § 32 Abs. 5 TDBG 2012, BGBl. I Nr. 99/2012, in der jeweils geltenden Fassung, durchführen. Sämtliche Auszahlungen der Förderungen sowie Rückforderungen und Rückzahlungen müssen an das Bundesministerium für Finanzen (Transparenzportal) gemeldet werden.

Es kann auch dazu kommen, dass Ihre personenbezogenen Daten insbesondere an Organe und Beauftragte des Rechnungshofes (insbesondere gemäß § 3 Abs. 2, § 4 Abs. 1 und § 13 Abs. 3 des Rechnungshofgesetzes 1948, BGBl. Nr. 144, in der jeweils geltenden Fassung), des Bundesministeriums für Finanzen (insbesondere gemäß §§ 57 bis 61 und 47 Bundeshaushaltsgesetz 2013, BGBl. I Nr. 139/2009, sowie § 14 Allgemeine Rahmenrichtlinien für die Gewährung von Förderungen aus Bundesmitteln (ARR 2014), beide in der jeweils geltenden Fassung) und der Europäischen Union nach den EU-rechtlichen Bestimmungen übermittelt oder offengelegt werden müssen.

12.5 Übermittlung von Daten ins Ausland

Zur Beurteilung/Prüfung von Anträgen und zur Prüfung von Abrechnungen können Ihre Daten auch an wissenschaftliche Einrichtungen, andere Förder- und Zuwendungsstellen sowie an Gutachter/innen und Mitglieder von durch die finanzierende Stelle eingesetzten Auswahlkommissionen in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union übermittelt werden.

Wenn Sie sich für eine Förderung für einen Aufenthalt im Ausland beworben haben, können Ihre Bewerbungsdaten in der Auswahlphase an Auswahlkommissionen (zutreffend für Bewerbungen für Japan, Heras, Ceepus, Eurasia Pacific Uninet, ASEA-UNINET, Lektoratsprogramm, WTZ) und nach Gewährung einer Förderung (betrifft alle „Outgoing“-Programme) an die jeweilige ausländische aufnehmende oder letztentscheidende Einrichtung weitergegeben werden, auch wenn diese ihren Sitz außerhalb des EU/EWR-Raums hat.

12.6 Einschränkung Ihrer Rechte

Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 FOG (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen. Ebenso sind in Bezug auf die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank gemäß § 10 Abs. 3 OeAD-Gesetz das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ausgeschlossen.

12.7 Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH

Für Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Widerruf und Löschung stehen Ihnen unsere stipendienbearbeitenden Abteilungen gerne zur Verfügung:

• Zentrum für Internationale Kooperation und Mobilität (ICM): icm@oead.at

• Appear Office: appear@oead.at

• Kommission für Entwicklungsforschung: office-kef@oead.at

• Public Science: citizenscience@oead.at

Alternativ oder wenn Sie die zuständige Abteilung nicht wissen können Sie Ihre Anträge auch bei unserem Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 4) einbringen.

12.8 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages und zu vorvertraglichen Maßnahmen), Buchstabe c (rechtliche Verpflichtung des Verantwortlichen) und Buchstabe f DSGVO (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen und der OeAD-GmbH) sowie auf Grundlage von §2g Forschungsorganisationsgesetz (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen), § 3 Abs. 4 und 5 OeAD-Gesetz (Weitergabe von Daten an BMEIA und BMI) und § 10a OeAD-Gesetz (Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank). Die Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt auf Basis des Art. 49 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Wenn Sie die Registrierung zur Vorbereitung einer Online-Bewerbung nicht abschließen, d.h. nicht innerhalb von 7 Tagen den Aktivierungslink bestätigen, werden Ihre Registrierungsdaten automatisch gelöscht.

Wenn Sie Daten für einen Antrag eingeben, dann jedoch keinen Antrag stellen, werden diese Daten für die Dauer von einem Jahr aufbewahrt und erst danach automatisch gelöscht, damit Sie im Folgejahr für einen allfälligen neuen Antrag diese Daten wieder verwenden können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die eingegebenen Daten jederzeit vorher selbst zu löschen.

Sobald Sie einen Antrag abgesendet haben, werden Ihre Daten gemäß § 2g Abs. 1 FOG jedenfalls für die Dauer von zehn Jahren, und zwar

a) im Falle der Zurücknahme oder Nichtweiterverfolgung der Bewerbung oder einer negativen Entscheidung ab dem letzten Kontakt und

b) im Falle einer positiven Entscheidung ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Fördermittel (= Auszahlung der letzten Rate nach unserer Genehmigung der Abrechnung oder Eintreffen einerRückzahlung gemäß unserer Rückforderung nach der Abrechnung) aufbewahrt.

Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 FOG (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen.

Die im Falle einer Förderungszuerkennung gemäß § 10a OeAD-Gesetz an die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank zu übermittelnden Daten über Mobilitäten werden unbefristet aufbewahrt. Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO sind hier gesetzlich ausgeschlossen.

13.1 Nutzung Ihrer Daten

Für die Online-Registrierung auf scholarships.at oder für Wissenschaftlich-Technische Zusammenarbeit (WTZ) auf www.sop-at.com sind Ihr Titel, Name, Ihr Geschlecht, Ihre Institution und Ihre E-Mail-Adresse erforderlich und werden diese Daten verarbeitet und gespeichert. Unsererseits ergänzen wir bei Gutachter/innen noch die Studien- bzw. Fachbereiche (Wissenschaftsdisziplinen), für welche Sie Gutachten erstellen können, sowie ggf. spezielle Forschungsgebiete und wann Sie für welche Anträge Gutachten erstellt haben. Im Zuge der Nutzung der Datenbank kommen personenbezogen Nutzungsdaten (Log-Daten) hinzu, wobei insbesondere Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung, Ihre IP-Adresse, der von Ihnen verwendete Internetbrowser sowie vorgenommene Abfragen und Änderungen gespeichert werden.

13.2 Auftragsverarbeiter

Die gegenständlichen Datenanwendungen werden von IT-Dienstleistern in unserem Auftrag betrieben, welche im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

13.3 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden nur in gesetzlich vorgesehenen Fällen sowie an die zuständigen Organe unserer Auftraggeber (wie das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, die Austrian Development Agency) und deren Kontrollorgane (wie dem Österreichischen Rechnungshof) weitergeben. Ebenso erhalten die Mitglieder der von den Auftraggebern eingesetzten Auswahlgremien Name und Fachbereich der Gutachter/innen übermittelt. Die Antragsteller/innen erhalten hingegen keine Daten der Gutachter/innen.

13.4 Übermittlung von Daten ins Ausland

Wenn die Auswahlkommission auch von Mitgliedern ausländischer Einrichtungen beschickt wird (Aktionsprogramme, Richard Plaschka-Stipendium), werden Ihre Daten und Ihre Gutachten auch an diese Personen mit Sitz in der Europäischen Union weitergegeben.

13.5 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und auf Basis von §2g Forschungsorganisationsgesetz (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen). Die Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt auf Basis des Art. 49 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Ihre Daten werden solange gespeichert, wie Sie als Gutachter/in oder als Sachbearbeiter/in zur Verfügung stehen bzw. bis zu Ihrem Widerruf. Bis zum Antrag auf Widerruf bzw. bis zum Antrag auf Löschung Ihrer Daten erbrachte Leistungen werden (gemeinsam mit Ihrem Namen und Ihrer Institutionszugehörigkeit) gemäß § 10a OeAD-Gesetz in der Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank verarbeitet und gespeichert. Das Recht auf Löschung bzw. Widerruf hinsichtlich dieser Daten in der Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank ist gemäß § 10a Abs. 3 OeAD-Gesetz ausgeschlossen.

14.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Stellenbewerbungen werden von uns per Post oder per E-Mail an bewerbung@oead.at entgegengenommen. Ihre darin enthaltenen Daten werden von uns ausschließlich zur internen Beurteilung Ihrer Bewerbung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

14.2 Ihre Rechte nach DSGVO

Siehe Abschnitt 4. Sie können sich für Anfragen um Auskunft, Berichtigung oder Löschung auch an personal@oead.at wenden.

14.3 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Absatz 1 Buchstabe b (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage von Ihnen erfolgen) sowie Buchstabe f DSGVO (unser berechtigtes Interesse zur Wahrung unserer bzw. Verteidigung gegen Rechtsansprüche). Sofern aufgrund Ihrer Bewerbung ein Dienstverhältnis begründet wird, werden die Daten für die Dauer des Dienstverhältnisses und den daran anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Falls kein Dienstverhältnis begründet wird, werden Ihre Daten 7 Monate nach Stellenbesetzung gelöscht (sechsmonatige Frist nach § 29 Abs. 1 Gleichbehandlungsgesetz und einen Monat, um einen potenziellen Klageweg einzurechnen). Soweit Sie uns eine darüber hinausgehende Einwilligung erteilt habe, werden wir die Daten für den eingewilligten Zeitraum bzw. bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung speichern.

15.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Hochschul- oder Forschungseinrichtungen in Österreich, welche Studierenden oder Forscher/innen aus Drittstaaten ein Stipendium für den Aufenthalt in Österreich gewähren oder solche Personen aufnehmen, können folgende Daten dieser Stipendiat/innen an die OeAD-GmbH übermitteln: Name (inkl. Titel), Personenmerkmale (insbes. Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit), aufnehmende österreichische Einrichtung samt Ansprechperson, Angaben zum Stipendium (insbes. Name des Programms, Zuerkennungszeitraum, Höhe, Geschäftszahl), geplante Ankunft und zuständige österreichische Fremdenbehörde. Die OeAD-GmbH übermittelt diese Angaben gesammelt von allen meldenden Hochschul- und Forschungseinrichtungen an das österreichische Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) zur Weitergabe an die zuständige Vertretungsbehörde (österreichische Botschaften bzw. Generalkonsulate) zwecks Ausstellung der Einreisevisa und an das österreichische Bundesministerium für Inneres (BMI) zur Weitergabe an die zuständigen Aufenthaltsbehörden (Magistrate, Bezirkshauptmannschaften) für die Ausstellung der Aufenthaltstitel. Es erfolgt dabei keine Überprüfung der gemeldeten Daten durch die OeAD-GmbH.

15.2 Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH für Auskunft, Berichtigung, Einschränklung der Verarbeitung, Löschung und Widerspruch

Sie können sich für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, um Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch an recht@oead.at wenden. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte nach DSGVO können Sie sich auch an die in Abschnitt 4 genannten Personen bzw. Einrichtungen wenden.

15.3 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 4 und 5 OeAD-Gesetz. Wir speichern Ihre Daten für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken und zur Beantwortung von allfälligen Rückfragen der Behörden. Ihre Daten werden nach Ablauf dieser Frist – vorbehaltlich anderer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten - gelöscht.